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La cruciale distinzione tra il ruolo del medico e quello della segreteria nell’ambulatorio

Nell’ambito sanitario italiano, i medici di base si trovano spesso a dover gestire non solo la cura dei pazienti ma anche gli aspetti amministrativi dei loro ambulatori. 

Questa sovrapposizione di ruoli, benché sembri nascere da necessità logistiche e da vecchie abitudini, porta con sé una serie di sfide che possono compromettere la qualità dell’assistenza sanitaria. 

Appare evidente, dunque, l’esigenza di riconoscere e riaffermare la distinzione tra le competenze del medico e quelle del segretario, per il benessere dei pazienti e l’efficienza del sistema sanitario.

Competenze distinte per ruoli distinti

La formazione di un medico è focalizzata sull’acquisizione di conoscenze mediche approfondite e sulla capacità di applicarle nella diagnosi e nel trattamento delle malattie. Questo percorso formativo, lungo e rigoroso, non include tipicamente una preparazione nelle competenze amministrative necessarie per gestire un ambulatorio. D’altra parte, i segretari e il personale amministrativo seguono percorsi di formazione specifici che li rendono esperti nella gestione delle agende, nell’accoglienza dei pazienti, nella catalogazione dei documenti e in altre funzioni cruciali per l’efficienza dell’ambulatorio.

Quando un medico tenta di assumersi anche queste responsabilità, si trova di fronte a compiti per i quali non ha ricevuto una formazione specifica, il che può portare a inefficienze o errori. Ad esempio, la gestione non ottimale dell’agenda può risultare in attese prolungate per i pazienti o in una distribuzione ineguale degli appuntamenti, influenzando negativamente l’esperienza del paziente.

Il prediligere del medico alla soluzione del problema anziché l’applicazione delle regole di segreteria può portare ad incomprensioni verso i pazienti e frustrazioni per il medico.

Qualità dell’assistenza e burnout professionale

Un recente studio pubblicato nel giugno del 2023 di Chris J. Li et al in American Journal of Medical Quality vol. 38(4) pp. 196-202 (2023.06) condotto negli USA dal titolo “Physician Burnout and Medical Errors: Exploring the Relationship, Cost, and Solutions” conclude che per stimare un calo degli errori clinici riferibili a burnout del personale sanitario “Le soluzioni (per affrontare il burnout) dovrebbero estendersi oltre gli interventi focalizzati sull’individuo a cercare invece di incorporare cambiamenti significativi a livello di sistema e organizzazione.” 

Migliorare la capacità organizzativa sembra avere un impatto significativo nel migliorare la vita del medico e del paziente.

L’impegno del medico in attività di segreteria può avere ripercussioni dirette sulla qualità dell’assistenza. Ogni momento speso in compiti amministrativi è tempo sottratto alla cura dei pazienti, alla formazione continua e all’aggiornamento professionale. 

Ciò può compromettere non solo l’efficacia del medico ma anche la sua capacità di rimanere aggiornato sulle ultime evidenze scientifiche e pratiche cliniche migliori.

Conflitti d’interesse tra cure mediche e gestione amministrativa

La gestione delle richieste dei pazienti e dell’agenda da parte del medico può dar luogo a conflitti d’interesse. Mentre il medico potrebbe essere incline ad accogliere richieste non urgenti fuori dall’orario prestabilito per motivi pratici, prediligendo la soluzione immediata ad una richiesta, un approccio puramente amministrativo potrebbe invece prediligere il rispetto rigoroso delle procedure standardizzate. 

Aiutando l’ambulatorio nel difficile equilibrio tra numerose ed eterogenee richieste e la soddisfazione professionale del medico, questa discrepanza può generare tensioni e insoddisfazioni, nonché potenziali complicazioni nella gestione dei pazienti.

La soluzione: delegare per eccellere

La consapevolezza circa la separazione netta delle attività cliniche da quelle amministrative emerge come la soluzione più efficace per superare queste sfide. Ma la capacità del medico di giocare in entrambe le posizioni resta il punto debole. 

Delegando le responsabilità amministrative a personale qualificato, i medici possono concentrarsi pienamente sul loro ruolo principale: la cura dei pazienti. Questa specializzazione dei compiti non solo migliora l’efficienza operativa dell’ambulatorio ma eleva anche la qualità dell’assistenza sanitaria fornita.

Le testimonianze di medici che hanno scelto di affidare le funzioni di segreteria a professionisti del settore confermano i benefici di tale scelta: riduzione dello stress lavorativo, miglioramento dell’efficienza e, soprattutto, maggiore soddisfazione dei pazienti, che beneficiano di un servizio più disponibile e organizzato.

Conclusione

Riconoscere e rispettare la distinzione tra il ruolo del medico e quello della segreteria non è solo una questione di efficienza operativa; è un imperativo etico che pone al centro la qualità dell’assistenza sanitaria.

È tempo che i medici di base e i gestori sanitari riflettano sull’organizzazione del lavoro negli ambulatori, adottando modelli di gestione che permettano a ogni professionista di eccellere nel proprio ruolo.

Solo così sarà possibile garantire un sistema sanitario più capace di soddisfare il bisogno di cura del paziente consentendo al medico di concentrarsi sulla clinica.